Η συνοδευτική επιστολή αποτελεί αναπόσπαστο μέρος μιας ολοκληρωμένης επαγγελματικής υποψηφιότητας. Στις περισσότερες περιπτώσεις ενσωματώνεται στο σώμα του email που συνοδεύει το βιογραφικό σημείωμα, ενώ όταν ζητείται από τον εργοδότη μπορεί να αποσταλεί και ως ξεχωριστό συνημμένο αρχείο. Αντίστοιχα, όταν καταθέτετε το βιογραφικό σας αυτοπροσώπως, η συνοδευτική επιστολή προσδίδει μια πιο ολοκληρωμένη και επαγγελματική εικόνα της υποψηφιότητάς σας.
Η συνοδευτική επιστολή είναι το μέσο που δίνει ανθρώπινη διάσταση στο βιογραφικό σας. Ενώ το βιογραφικό παρουσιάζει αντικειμενικά τα προσόντα, τις σπουδές και την επαγγελματική σας εμπειρία, η συνοδευτική επιστολή αναδεικνύει την προσωπικότητα, τα κίνητρα και τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε αξία για τον οργανισμό στον οποίο απευθύνεστε.
Για τον λόγο αυτό, κάθε συνοδευτική επιστολή πρέπει να είναι εξατομικευμένη. Δεν πρόκειται για ένα γενικό κείμενο που αποστέλλεται σε όλους τους εργοδότες, αλλά για ένα μήνυμα που απευθύνεται σε μία συγκεκριμένη εταιρεία και, ει δυνατόν, σε συγκεκριμένο υπεύθυνο επιλογής προσωπικού. Η χρήση του ονόματος του παραλήπτη, όταν αυτό είναι γνωστό, δείχνει επαγγελματισμό, προετοιμασία και πραγματικό ενδιαφέρον για τη θέση.
Η μορφή της επιστολής πρέπει να είναι λιτή και προσεγμένη. Είτε αποστέλλεται ως email είτε ως επισυναπτόμενο έγγραφο, είναι σημαντικό να περιλαμβάνει τα πλήρη στοιχεία επικοινωνίας σας, όπως ονοματεπώνυμο, επαγγελματική ιδιότητα (εφόσον υπάρχει), τηλέφωνο, email και, προαιρετικά, σύνδεσμο προς το προφίλ σας στο LinkedIn ή το προσωπικό σας portfolio.
Το κείμενο δεν θα πρέπει να ξεπερνά τη μία σελίδα ή περίπου 250 έως 400 λέξεις. Μια σύντομη, σαφής και περιεκτική επιστολή είναι πολύ πιο αποτελεσματική από μια εκτενή περιγραφή της επαγγελματικής σας διαδρομής, η οποία άλλωστε αποτυπώνεται ήδη στο βιογραφικό σας.
Πριν συντάξετε τη συνοδευτική επιστολή, αφιερώστε χρόνο για να μελετήσετε την εταιρεία, τη θέση εργασίας και τις απαιτήσεις της αγγελίας. Αναζητήστε πληροφορίες για τις δραστηριότητες, τις αξίες και την κουλτούρα του οργανισμού. Όσο καλύτερα κατανοείτε τις ανάγκες του εργοδότη, τόσο πιο στοχευμένα μπορείτε να παρουσιάσετε τη δική σας πρόταση αξίας.
Στη λογική του προσωπικού μάρκετινγκ (Self Marketing), η συνοδευτική επιστολή δεν αποτελεί απλώς μια εισαγωγή στο βιογραφικό. Είναι το εργαλείο με το οποίο παρουσιάζετε το προσωπικό σας ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Αντί να απαριθμείτε όλες τις δεξιότητες και τις εμπειρίες σας, επικεντρωθείτε στις μία έως τρεις σημαντικότερες ικανότητες που ανταποκρίνονται στις ανάγκες της συγκεκριμένης θέσης. Αυτός είναι ο «στρατηγικός πυρήνας» του μηνύματός σας: η ξεκάθαρη απάντηση στο ερώτημα «Γιατί να επιλέξει εμένα ο εργοδότης;».
Η επιστολή σας πρέπει να αποδεικνύει, με συγκεκριμένα παραδείγματα, ότι διαθέτετε τις γνώσεις, τις δεξιότητες ή τα προσωπικά χαρακτηριστικά που αναζητά η εταιρεία. Αποφύγετε τις γενικόλογες διατυπώσεις και προτιμήστε σύντομες αναφορές σε επιτεύγματα ή εμπειρίες που ενισχύουν την αξιοπιστία σας.
Εάν η θέση προέρχεται από δημοσιευμένη αγγελία, αξιοποιήστε τη σχετική ορολογία και αναφερθείτε σε ορισμένες από τις απαιτήσεις που περιγράφονται σε αυτήν. Με αυτόν τον τρόπο δείχνετε ότι μελετήσατε προσεκτικά την ανακοίνωση και ότι κατανοείτε τις ανάγκες του οργανισμού.
Η ολοκλήρωση της επιστολής πρέπει να είναι θετική και δυναμική. Εκφράστε το ενδιαφέρον σας να συζητήσετε από κοντά πώς μπορείτε να συμβάλετε στην επίτευξη των στόχων της εταιρείας και ευχαριστήστε τον παραλήπτη για τον χρόνο που αφιέρωσε στην εξέταση της υποψηφιότητάς σας. Ένα ευγενικό και σαφές κάλεσμα για επικοινωνία λειτουργεί ως φυσική συνέχεια της επιστολής και ενισχύει την επαγγελματική εικόνα του υποψηφίου.
Η συνοδευτική επιστολή δεν είναι μια τυπική διαδικασία. Είναι η πρώτη ευκαιρία να παρουσιάσετε την προσωπική σας αξία, να διαφοροποιηθείτε από άλλους υποψηφίους και να δημιουργήσετε μια θετική πρώτη εντύπωση πριν ακόμη ο εργοδότης διαβάσει το βιογραφικό σας.
Η αναζήτηση εργασίας έχει αλλάξει σημαντικά τα τελευταία χρόνια. Πολλές αιτήσεις πραγματοποιούνται πλέον μέσω επαγγελματικών δικτύων, όπως το LinkedIn, ή μέσω των ηλεκτρονικών συστημάτων προσλήψεων (Applicant Tracking Systems – ATS) που χρησιμοποιούν οι περισσότερες μεγάλες επιχειρήσεις.
Αυτό δεν σημαίνει ότι η συνοδευτική επιστολή έχει χάσει τη σημασία της. Αντίθετα, έχει εξελιχθεί. Σε αρκετές περιπτώσεις, η συνοδευτική επιστολή αντικαθίσταται από το μήνυμα που συνοδεύει την αίτηση ή από το πεδίο "Cover Letter", όπου ο υποψήφιος καλείται να εξηγήσει γιατί ενδιαφέρεται για τη συγκεκριμένη θέση.
Σε αυτό το νέο περιβάλλον ισχύουν οι ίδιες βασικές αρχές:
- Προσαρμόστε το μήνυμά σας στη συγκεκριμένη εταιρεία και στη συγκεκριμένη θέση εργασίας.
- Αποφύγετε τα γενικά και τυποποιημένα κείμενα που αποστέλλονται μαζικά.
- Αναδείξτε με σαφήνεια τη μοναδική αξία που μπορείτε να προσφέρετε στον οργανισμό.
- Χρησιμοποιήστε λέξεις-κλειδιά που εμφανίζονται στην περιγραφή της θέσης, εφόσον ανταποκρίνονται πραγματικά στις γνώσεις και την εμπειρία σας. Με τον τρόπο αυτό διευκολύνετε τόσο τον υπεύθυνο προσλήψεων όσο και τα πληροφοριακά συστήματα που χρησιμοποιούνται για την αρχική αξιολόγηση των υποψηφίων.
Συμβουλές για αιτήσεις μέσω LinkedIn
Το LinkedIn δεν αποτελεί απλώς μια πλατφόρμα αναζήτησης εργασίας, αλλά ένα επαγγελματικό περιβάλλον όπου ο εργοδότης σχηματίζει την πρώτη εικόνα για τον υποψήφιο.
Πριν υποβάλετε αίτηση:
- Βεβαιωθείτε ότι το προφίλ σας είναι ενημερωμένο και συμβαδίζει με το βιογραφικό σας.
- Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική φωτογραφία και έναν τίτλο που περιγράφει με σαφήνεια την επαγγελματική σας ταυτότητα.
- Εμπλουτίστε την ενότητα «Πληροφορίες» (About) με μια σύντομη αλλά ουσιαστική παρουσίαση της επαγγελματικής σας πρότασης αξίας.
- Ζητήστε συστάσεις από συνεργάτες ή προϊσταμένους, όπου αυτό είναι εφικτό.
- Όταν υπάρχει δυνατότητα αποστολής προσωπικού μηνύματος στον υπεύθυνο προσλήψεων, περιοριστείτε σε ένα σύντομο, ευγενικό και εξατομικευμένο μήνυμα που εκφράζει το ενδιαφέρον σας για τη θέση. Αποφύγετε την υπερβολική επιμονή ή τα επαναλαμβανόμενα μηνύματα.
Προσοχή στις αυτοματοποιημένες αιτήσεις
Η ευκολία της επιλογής «Easy Apply» δεν πρέπει να οδηγεί σε μαζικές και απρόσωπες αιτήσεις. Η ποιότητα υπερισχύει της ποσότητας. Λίγες, προσεκτικά προσαρμοσμένες αιτήσεις έχουν συνήθως καλύτερα αποτελέσματα από δεκάδες γενικές υποβολές.
Στο σύγχρονο Self Marketing, η συνοδευτική επιστολή, το βιογραφικό και το ψηφιακό επαγγελματικό σας προφίλ αποτελούν μια ενιαία εικόνα. Όσο μεγαλύτερη είναι η συνέπεια ανάμεσα σε αυτά τα τρία στοιχεία, τόσο ισχυρότερο και πιο αξιόπιστο γίνεται το προσωπικό σας επαγγελματικό «brand».
